(On)gewenste omgangsvormen in de praktijk

In elke praktijk kunnen ongewenste omgangsvormen voorkomen. Velen denken misschien ‘Bij ons in de praktijk komt dat niet voor.’ Maar als toch sprake is van ongewenste omgangsvormen, kan dit veel stress kan veroorzaken. Het kan leiden tot psychische en fysieke klachten bij medewerkers, soms met (langdurige) uitval tot gevolg.

Een sociale en veilige werkplek draagt bij aan een betere sfeer binnen de praktijk en betere kwaliteit van het werk. Bovendien heeft het een positief effect op de productiviteit van de medewerkers. Daarom is het van  belang dat werkgevers én werknemers zich samen inzetten om ongewenste omgangsvormen op de werkvloer te voorkomen en te bestrijden. Volgens de Arbowet is iedere mondzorgpraktijk verplicht beleid te voeren inzake het tegengaan of beperken van psychosociale arbeidsbelasting (PSA), zowel gericht op preventie als op de afhandeling van klachten

Het opstellen van een gedragscode biedt hierin vele mogelijkheden en voldoende voordelen om er mee aan de slag te gaan. Als praktijkhouder draag je ten eerste uit dat je het bestrijden van ongewenste omgangsvormen serieus neemt en dat ongewenst gedrag op geen enkele manier getolereerd wordt.

Een gedragscode beschrijft het gedrag dat in de praktijk als gewenst (de positieve benadering) of juist als ongewenst (de negatieve benadering) wordt gezien. Natuurlijk kan je hierin niet alle vormen van ongewenst gedrag exact definiëren, omdat het gaat om omgangsvormen die als ongewenst worden ervaren. Hoe diegene het gedrag beleeft, bepaalt of er sprake is van ongewenst gedrag.

Als jouw werknemer last heeft van ongewenste omgangsvormen biedt een vertrouwenspersoon de eerste opvang en een luisterend oor. De vertrouwenspersoon behandelt alle hulpvragen in strikte vertrouwelijkheid. Iemand binnen jouw praktijk kan als vertrouwenspersoon worden aangewezen,  zorg er dan wel voor dat deze werknemer goed is opgeleid. Uiteraard kun je ook een extern vertrouwenspersoon zoals een HR-professional inschakelen.

Een gedragscode kan naast een beschrijving van ongewenste omgangsvormen ook gewenste omgangsvormen beschrijven, dan wordt het een meeromvattende gedragscode, zoals een bedrijfscode. Hierin leg je vast hoe je verwacht dat jouw werknemers omgaan met collega’s, patiënten en eigendommen van het bedrijf. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van sociale media, waarin je aangeeft dat wanneer je de sociale media-accounts gebruikt van de praktijk of jouw werknemer zich namens de praktijk uit, dat je als praktijk verwacht dat jouw werknemer het imago en de reputatie van de praktijk in bescherming neemt. Bijvoorbeeld: Respectvol, beleefd en geduldig te zijn en zo weinig mogelijk te spreken over zaken die zich buiten het expertisegebied bevinden.
Maar ook bijvoorbeeld vertrouwelijk omgaan met informatie over patiënten, het gebruik van mobiele telefoon et cetera.

Als jouw werknemers formeel instemmen met de gedragsregels, dan zijn ze rechtsgeldig. Dit doe je door werknemers voor akkoord te laten tekenen. Ook kun je in een arbeids­overeenkomst naar de gedragscode verwijzen, eventueel als onderdeel van een personeelshandboek.

Een gedragscode die niet wordt gehandhaafd, zal niet lang serieus genomen worden. Aan overtreding ervan moet je daarom sancties verbinden. In sommige situaties moet nader onderzoek worden verricht om vast te stellen of een werknemer bepaald gedrag heeft vertoond. Je wilt handhavend kunnen optreden als jouw werknemer deze regels overtreedt. Dan is het belangrijk dat de werknemer weet of had moeten weten dat zijn vertoonde gedrag niet acceptabel is. Deze ‘kenbaarheid’ bij de werknemer kan op verschillende manieren aanwezig zijn:

• Het gaat om gedrag waarvan duidelijk is dat het niet is toegestaan, bijvoorbeeld op grond van     maatschappelijke opvattingen.
• Er is beleid (bijvoorbeeld de gedragscode) waardoor de werknemer weet dat bepaald gedrag niet is toegestaan.
• De werknemer heeft al eerder een waarschuwing ontvangen voor soortgelijk gedrag.

Ik begon mijn blog met (on)gewenste omgangsvormen in de (tandarts)praktijk – ‘’Nee, bij ons komt dat niet voor’’ Misschien heb je na het lezen van dit  blog ook de noodzaak en voordelen gezien van het opstellen van een gedragscode. Wanneer je een gedragscode wil opstellen voor jouw praktijk dan kunnen onze HR-adviseurs je hier uiteraard bij helpen.  Bel gerust met Wendy Sol of  Valesca Nederlof: 035 – 69 59 501 of mail [email protected].